Правила за прозрачност

ПРАВИЛА ЗА ПРОЗРАЧНОСТ НА „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД

В съответствие с принципа за прозрачност и Регламент № 679/2016 от „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД в качеството на администратор на лични данни Ви предоставяме информация за начина, по който използваме, споделяме и съхраняваме Вашите лични данни.

Кои сме ние?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД е юридическо лице, регистрирано в Търговския регистър и РЮЛНЦ с ЕИК 200325259, седалище и адрес на управление в гр. София, ул. „Професор Велизар Велков“ № 4, офис 5-6.

Как можете да се свържете с нас?

Можете да се свържете с нас по предпочитан и удобен за Вас начин, а именно: на имейл – office@omeka-management.com, както и на телефон +359 2 426 3126. Ако предпочитате да се видите с представител на Администратора, можете да уговорите среща чрез изпращане на имейл или обаждане до посочения телефон и да ни посетите на адрес гр. София, ул. „Професор Велизар Велков“ № 4, офис 5-6.

За кого се отнасят настоящите Правила за прозрачност?

Правилата за прозрачност при обработката на лични данни се отнасят до:

 

СОБСТВЕНИЦИ НА ИМОТИ, НА КОИТО СЕ ПРЕДОСТАВЯТ УСЛУГИ

ПО УПРАВЛЕНИЕ НА ЕТАЖНА СОБСТВЕНОСТ

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД предоставя услуги по управление на етажна собственост на собственици на самостоятелни обекти в сграда /наричани по-долу „собственици“/. В тази връзка обработва техни лични данни, но не и чувствителни такива.

 

Какви данни събираме за собствениците?

Данните, които събираме за собствениците, са: имена; данни за контакт: постоянен или настоящ адрес, електронен адрес, телефон; данни за банкова сметка.

 

Как събираме личните данни за собствениците?

Начинът, по който събираме личните данни на собствениците е от тях самите или от управителя (представителя) на етажната собственост, която е сключила договор за управление на етажна собственост или желаещи да сключат такъв.

 

Цел на обработването на личните данни на собствениците?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД обработва лични данни на собствениците в изпълнение на своите договорни задължения или за целите на сключване на договор.

В определени случаи обработваме личните в данни с цел защита на нашия легитимен интерес или с цел изпълнение на съществуващо законово задължение.

На какво основание обработваме личните данни на собствениците?

Основанието за обработка на Вашите лични данни е изпълнение на договор или водене на преговори за сключването на такъв. По изключение е допустимо основанието за обработка на Вашите лични данни да бъде легитимния интерес на Администратора или съгласие.

По изключение е възможно да обработваме Вашите лични данни на основание съществуващо законово задължение.

На кого предоставяме личните данни на собствениците?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД предоставя лични данни на собствениците на трети лица, когато е задължено да го стори по закон  /напр. на НАП, МВР и други държавни органи/. „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД предоставя лични данни за защита на легитимните си интереси на трети лица – контрагенти /напр. на адвокати или адвокатски дружества за събиране на вземанията на дружеството/. Данни се предоставят и на обработващи лични данни по договори за обработване /напр. на счетоводна къща/.

 

За какъв срок съхраняваме личните данни на собствениците?

Данните за собствениците се съхраняват за срок от 5 години след прекратяване на договора. Данните, съдържащи се в счетоводни документи и записи, се съхраняват за финансово-счетоводни цели за срок от 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, през който е станало изискуемо задължението.

 

 

КОНТРАГЕНТИ

Контрагентите са субекти на данни, с които „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД се договоря за извършване на определени действия извън основната дейност на дружеството.

Какви лични данни събираме?

Данните, които събираме за нашите контрагенти, са от категорията на обикновените лични данни и са единствено необходимите за целите на изпълнение на съществуващия помежду ни договор и спазване на изискванията на приложимото законодателство.

Как събираме личните данни на контрагентите си?

Личните данни на контрагентите на „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД се събират пряко от контрагентите. Възможно е обработката на лични данни на контрагенти да се осъществява въз основа на договори, сключени чрез онлайн платформи или имейл кореспонденция.

С каква цел обработваме личните данни на контрагентите си?

Ако сте наш контрагент, целта, за която обработваме Вашите лични данни, е сключване на договор или изпълнение на вече сключен договор, както и за изпълнение на съществуващо законово задължение за „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД. По изключение целта може да бъде удовлетворяване на легитимния интерес на администратора или на трето лице.

На какво основание обработваме личните Ви данни?

Основанието за обработка на Вашите лични данни е съществуващото помежду ни преддоговорно или договорно отношение или изпълнение на законово задължение. По изключение е допустимо обработване на личните Ви данни на основание легитимния интерес на Администратора или на трето лице.

На кого предоставяме личните Ви данни?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД предоставя личните данни на своите контрагенти на трети лица само ако това е необходимо за сключването или изпълнението на вече сключен договор (напр. банка, куриер и др.), както и ако последното е необходимо за изпълнение на законово задължение (НАП и др.).

За целите на счетоводното обслужване на „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД, личните Ви данните се предоставят на външна счетоводна кантора.

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД няма намерение да предава личните Ви данни на трета страна и/или международна организация.

 

За какъв срок съхраняваме личните данни на клиентите си?

Съхранението на данните на контрагенти във връзка с изпълнението на договора е за приложимия давностен срок, а данъчно-счетоводните документи се съхраняват за период от 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, през който е станало изискуемо задължението.

 

ПОСЕТИТЕЛИТЕ НА УЕБ САЙТА

Какви лични данни събираме за посетителите на сайта?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД не събира лични данни на посетителите на сайта. Когато някой посети сайта на Администратора, информацията, която се събира, е свързана с моделите на поведение на посетителите. Правим това, за да открием броя на посетителите в различните части на сайта. Тази информация се обработва само по начин, който не идентифицира субекта. Ние не правим опити да разберем самоличността на посетилите нашия уебсайт.

В случай че изпратите запитване чрез контактната форма на сайта, Вашите лични данни постъпват директно и единствено на имейла на „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД и се обработват съобразно естеството на запитването (Например: ако е за предоставяне на услуги по договор за управление на етажна собственост, се обработва по изложените по-горе начини за обработка на данни на собственици).

 

 

 

КАНДИДАТИ ЗА РАБОТА/СТАЖ

При кандидатстване за заемане на позиция в „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД се подават документи, които съдържат лични данни. Обработването на последните се осъществява съобразно Закон за защита на личните данни и Общия регламент за защита на личните данни.

Какви Ваши лични данни обработваме?

Личните данни, които събираме за кандидатите за работа/стаж, са единствено необходимите да се определи компетентността на кандидата и неговото бъдещо включване в екипа.

Как събираме лични Ви данни?

Събирането на лични данни на кандидати за работа/стаж е въз основа на изпратени от тяхна страна документи – автобиография/CV, мотивационно писмо, сертификати, дипломи и др., както и копия от тях.

С каква цел обработваме личните Ви данни?

Целта на обработка на личните Ви данни е управление на човешкия ресурс, финансово-счетоводна дейност и е обосновано от общия ни стремеж за сключване на договор.

На какво основание обработваме личните Ви данни?

Основанието за обработка на Вашите лични данни е преддоговорни отношения, насочени към сключване на договор за полагане на труд или провеждане на стаж.

За какъв срок съхраняваме личните Ви данни?

Предоставените лични данни в процеса на подбор на кадри се съхраняват за период от 6 месеца от приключване на процедурата за подбор.

След изтичането на срока по предходната алинея, данните се унищожават или изтриват.

В случай че при провеждане на процедура по подбор са представени оригинални документи или нотариално заверени копия на документи, удостоверяващи физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, субектът на данните може да поиска в 6-месечен срок от окончателното приключване на процедурата по подбор да получи обратно представените документи.

На кого предоставяме личните данни на кандидати за работа/стаж?

Данните на кандидатите за работа/стаж в „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД не се предоставят на трети лица.

 

 

ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ ВЪЗ ОСНОВА НА СЪГЛАСИЕ

В случай че лични данни на някое от горепосочените категории лица се обработва на основата на съгласие, се изисква предварително писмено дадено и изрично съгласие за целите на обработката.

Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време, като това не оказва влияние върху предоставяне на услугите.

 

 

 

ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ

Във връзка с обработването на Вашите лични данни, за нас е важно да Ви информираме, че притежавате набор от права, които сте свободни да упражните когато сметнете за необходимо, като се обърнете към „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД в качеството му на администратор на лични данни със съответното искане.

 

Правото на достъп

Какво представлява правото на достъп до лични данни?

Въз основа на правото на достъп Ви информираме дали обработваме Ваши лични данни, какви категории лични данни обработваме и по какъв начин, на какво основание го правим, за какъв срок ще ги обработваме, както и дали ги предоставяме на други лица.

Винаги ли сме длъжни да удовлетворим искането Ви?

Достъпът може да Ви бъде отказан, в случай че искането Ви е явно необосновано.

Достъпът може да бъде отказан и ако Вашите лични данни съдържат лични данни на трети лица, освен ако третите лица изрично не са се съгласили да Ви предоставим данните им.

Какво ще получите в отговор на искането си?

В случай че преценим, че искането Ви е обосновано и удовлетворяването му не би засегнало личните данни на трети лица (или е налице тяхното съгласие) ще получите отговор, който съдържа информация по посочените по-горе критерии.

В случай че е налице основание за отказ, ще Ви предоставим информация за основанието за отказа.

 

Коригиране на лични данни

Какво представлява правото на коригиране до лични данни?

Правото на коригиране на лични данни дава възможност да се поправят неточните или вече неактуални данни.

Можете да използвате това свое право и в случаите, в които е необходимо допълване на личните Ви данни с оглед целите, за които са ни предоставени.

Как можете да упражните правото си на коригиране на лични данни?

Можете да упражните правото си на коригиране на личните данни, които обработва „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД като подадете искане. Можете да използвате формата, която е достъпна на сайта на Администратора или да подадете молба в свободен текст.

В заявлението за коригиране или допълване на данните е нужно да посочите кои конкретно данни смятате за некоректни, как следва да бъдат поправени или допълнени, както и да приложите съответни доказателства, ако такива са налични.

Какво ще получите в отговор на искането си?

В случай че преценим, че искането Ви следва да бъде удовлетворено, ще предприемем необходимите стъпки за да коригираме личните Ви данни по начин, по който сте заявили, че следва да се извърши това.

В случай че е налице основание за отказ, ще Ви предоставим информация за основанието за отказа.

 

Изтриване на лични данни

Какво представлява правото на изтриване на лични данни?

Правото на изтриване на лични данни или по-разпространено като правото да бъдеш забравен Ви дава възможност след като дадени Ваши лични данни не са вече необходими за целите, за които „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД ги събира и обработва, да поискате от Администратора те да бъдат изтрити.

Кога можете да поискате личните Ви данни да бъдат изтрити?

Можете да се възползвате от правото си личните Ви данни да бъдат изтрити, ако:

Винаги ли ще бъде удовлетворено искането Ви?

Правото да бъдеш забравен не е абсолютно, затова „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД си запазва правото да откаже да удовлетвори искането Ви ако обработването е:

Също така, ако искането Ви е явно необосновано, запазваме си правото да откажем да изтрием данните Ви.

Какво ще получите в отговор на искането си?

В случай на отказ да удовлетворим искане Ви, ще получите мотивите ни за това решение.

В случай че са налице условията за удовлетворяване на искането Ви, същото ще бъде изпълнено.

 

Ограничаване на обработването на лични данни

Какво представлява правото на ограничаване на обработването на лични данни?

Правото на ограничаване на обработката на лични данни дава възможност на субекта на данни да ограничи начина, по който се обработват личните му данни, ако се съмнява в точността на данните или начина, по който се използват същите.

Правото на ограничаване забранява ли на администратора да обработва личните данни?

Упражняването на това право не рефлектира върху правото на Администратора да обработва личните Ви данни по някой от следните начини:

Какво представлява ограничаването на обработването?

Обикновено ограничението за обработване на личните Ви данни е временно, за следните срокове:

– Ако Вие оспорвате точността на личните Ви данни – обработването на личните данни се ограничава, докато се изясни дали искането да бъдат коригирани е основателно;

– Ако Вие възразявате срещу обработването на данните Ви въз основа на обществен или легитимен интерес – обработването на личните данни се ограничава, докато трае проверката, която ще оцени чий интерес е от първостепенно значение.

Възможно е ограничението да не е временно, а да е по отношение на определен тип обработване.

Ако ограничаването е временно, Администратора се задължава да Ви информира, преди то да отпадне.

Администраторът на лични данни винаги ли е длъжен да удовлетвори искането Ви?

Администраторът е длъжен да удовлетвори Вашето искането, ако:

Ако сметнем, че искането Ви за ограничаване е явно необосновано, запазваме си правото да откажем да ограничим обработването на данните Ви, като ще Ви информираме мотивирано за отказа си.

 

Преносимост на личните данни

Какво представлява правото на преносимост на личните данни?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД като администратор на лични данни, предоставя възможност да упражните правото си на преносимост на личните данни в случаите, когато личните Ви данни се обработват по автоматизиран начин, въз основа на Вашето съгласие или обработването е необходимо за изпълнението на договорно задължение. Въз основа на това право ще можете да получите личните си данни или същите да бъдат пряко прехвърлени към друг – избран от Вас Администратор на лични данни.

Имате право да поискате да получите личните си данни в структуриран и широко използван, пригоден за машинно четене формат, и да ги прехвърлите на друг администратор или, когато това е технически осъществимо, да поискате ние пряко да ги прехвърлим на посочен от Вас администратор.

Администраторът на лични данни винаги ли е длъжен да удовлетвори искането Ви?

Правото на преносимост на данните не е абсолютно. Правото на преносимост на личните данни е приложимо в случаите, когато:

Какво се случва с личните ми данни след удовлетворяване на искането за преносимост на данните?

Администраторът не изтрива личните Ви данни, но спира да ги обработва за целите, за които са му били предоставени.

 

Възражение срещу обработване на лични данни

Какво представлява правото на възражение срещу обработването на лични данни?

Правото на възражение Ви дава възможност да се противопоставите на обработването на личните Ви данни за определени цели.

Винаги ли можете да възразите срещу обработването на личните Ви данни?

Можете да възразите срещу обработването само в случаите, когато Администраторът ги обработва:

 

Упражняване на правата

Как можете да упражните изброените права?

Всяко от изброените права може да упражните чрез подаване на писмено искане до Администратора на лични данни.

Как се подава искането?

За целта можете да използвате формата за заявление за съответното право или да подадете молба в свободен текст.

Къде се намира формата за заявление?

Формата е достъпна в офиса на Администратора на адрес гр. София, ул. „Проф. Велизар Велков“ 4, офис 5 и 6 или на сайта на Администратора – www.omeka-management.com

Какво трябва да съдържа молбата в свободен текст, ако предпочетете да сезирате Администратора по този начин?

В искането си е необходимо да посочите Вашите имена и адрес, както и други идентифициращи данни, ако сметнете за необходимо, описание на Вашето искане, предпочитаната форма на комуникация, дата и подпис.

Ако действате като упълномощено лице, e нужно да приложите към заявлението и съответното пълномощно.

Къде се подава искането?

Искането можете да подадете на място в офиса на „ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД на адрес гр. София, ул. „Проф. Велизар Велков“ 4, офис 5 и 6, както и да подадете чрез куриер или по пощата до този адрес.

Можете да подадете попълненото от Вас заявление или молба в свободен текст и на имейл: office@omeka-management.com

Как ще разберете резултата от подаденото искане?

Ще се свържем с Вас по посочения от Вас начин – имейл или адрес. В случай че не посочите изрично начин на комуникация – имейл или адрес, Администраторът ще се свърже с Вас по начина, който прецени за най-удобен с оглед ефективност. Ако сте посочили само имейл, или само адрес, то ще се свържем с Вас чрез предоставения от Вас начин за комуникация.

Възможно ли е да ми бъдат поискани допълнителни документи/данни?

С цел защита на правата на субекта на данни е възможно да Ви бъдат поискани допълнителни документи или данни, за да се уверим, че не е налице злоупотреба с право. Поисканите допълнителни данни или документи няма да бъдат обработвани по начин, със средства и за цели различни от идентифициране на субекта на данните и подалия искането за упражняване на права.

Колко време ще чакате за отговор?

„ОМЕКА МЕНИДЖМЪНТ“ ООД е администратор на лични данни с висока ангажираност в сферата на защитата на личните данни, поради което полагаме усилия да отговаряме максимално бързо на исканията. Въпреки това, Ви информираме, че нормативно установеният срок е до 1 месец от подаване на заявлението.

 

СРЕДСТВА ЗА ЗАЩИТА

Какво да направите ако не сте доволни от отговора на Администратора или смятате, че е налице нарушение на правата Ви?

В случай че смятате, че правата Ви по Регламент 2016/679 и по Закона за защита на личните данни са нарушени, имате право да сезирате Комисията за защита на личните данни.

Комисията ще разгледа Вашия случай и ще Ви информира за резултата.

След като се произнесе с решение, Комисията ще Ви изпрати копие от него, което Вие имате право да обжалвате по съдебен ред според правилата на Административнопроцесуалния кодекс.

Заедно с това имате възможност да сезирате и съответния административен съд или Върховен административен съд по правилата, уредени в Административнопроцесуалния кодекс.

Не можете да сезирате съда, ако има висящо производство пред Комисията за същото нарушение или нейно решение относно същото нарушение е обжалвано и няма влязло в сила решение на съда.